Kommo Otomasyon Nasıl Kurulur? SalesBot ve İş Akışları Rehberi

Kommo’nun en güçlü yanlarından biri otomasyondur. Doğru kurulduğunda satış ekibiniz, tekrarlayan işlere harcanan zamanın büyük kısmını geri kazanır ve enerjisini gerçek satış görüşmelerine yönlendirebilir. Yanlış kurulduğunda ise müşterilere yanlış zamanda yanlış mesajlar gidebilir, süreç kargaşaya döner. Bu rehberde Kommo otomasyon sistemini — SalesBot ve iş akışlarını — adım adım, doğru şekilde nasıl kuracağınızı ele alıyoruz.

Kommo’da Otomasyon: Temel Kavramlar

Kommo’da iki farklı otomasyon mekanizması bulunur. Bunları birbirinden ayırt etmek, doğru aracı doğru iş için kullanmak açısından önemlidir.

1. SalesBot

SalesBot, gelen mesajlara otomatik yanıt veren ve müşterilerle belirli bir senaryoya göre konuşabilen bir sohbet botu aracıdır. Müşteri bir mesaj gönderdiğinde SalesBot devreye girer ve tanımlı akışa göre yanıt üretir. Basit bir karşılama mesajından, müşteriyi nitelendiren sorular soran karmaşık bir bot akışına kadar her ölçekte kurulabilir.

2. İş Akışları (Automations / Triggers)

İş akışları, belirli bir koşul gerçekleştiğinde sistemi otomatik olarak harekete geçiren kurallardır. “Eğer şu olursa → bunu yap” mantığıyla çalışır. Bu koşullar lead’in pipeline aşaması, belirli bir sürenin geçmesi, bir etiket eklenmesi ya da bir form doldurulması olabilir. Tetiklenen eylemler ise mesaj göndermek, görev atamak, etiket eklemek, lead’i farklı bir pipeline’a taşımak veya başka bir otomasyonu başlatmak olabilir.

İş Akışı Otomasyonu (Tetikleyiciler) Kurulumu: Adım Adım

1. Adım: Dijital Satış Takip Hattı (Digital Pipeline) → Otomasyon Alanına Girin Sol menüden Müşteriler (Leads) bölümüne gidin. Sağ üstteki Ayarla (Setup) butonuna tıklayın veya doğrudan Müşteriler → Otomasyon yolunu izleyin. Burada pipeline aşamalarının altında boş hücreler göreceksiniz. Otomasyonu eklemek istediğiniz aşamanın altındaki + butonuna tıklayın ve listeden istediğiniz tetikleyiciyi seçin.

2. Adım: Tetikleyiciyi (Trigger) Belirleyin Otomasyonu neyin başlatacağını seçersiniz. Kommo’da en sık kullanılan tetikleyiciler şunlardır:

• Aşama değişikliği / Lead bu aşamaya taşındığında (veya oluşturulduğunda)
• Yeni lead oluşturulması
• Zaman geçtiğinde (lead belirli bir aşamada X saat/gün kaldığında)
• Etiket eklendiğinde / kaldırıldığında
• Mesaj alındığında / gönderildiğinde (konuşma tetikleyicileri)
• Alan güncellendiğinde (özel alan değişimi)
• Görev tamamlandığında veya sorumlu kişi değiştiğinde

3. Adım: Koşulları (Conditions) Tanımlayın Tetikleyici gerçekleştiğinde otomasyonun her lead için mi, yoksa belirli kriterleri karşılayan leadler için mi çalışacağını belirlersiniz. Örnek koşullar:

• Sadece “Kurumsal” etiketine sahip leadler
• Belirli bir pipeline veya aşamadaki leadler
• Belirli bir sorumlu kullanıcıya ait leadler
• Satış değeri belirli bir aralıkta olan leadler Birden fazla koşul ekleyebilirsiniz (ve/veya mantığıyla).

4. Adım: Eylemi (Action) Belirleyin Koşullar sağlandığında ne yapılacağını seçin. En sık kullanılan eylemler:

• WhatsApp, e-posta veya SMS mesajı gönder (şablonla)
• Sorumlu temsilciye görev ata (takip, arama vs.)
• Lead’e etiket ekle / kaldır
• Lead’i farklı pipeline’a veya aşamaya taşı
• Webhook ile harici sisteme veri gönder
• Salesbot akışını başlat
• Alan güncelle (özel alanları otomatik doldur)
• Form oluştur / link gönder

5. Adım: Test Edin ve Aktif Hale Getirin Ayarları kaydetmeden önce test lead’i ile deneyin. Mesajların doğru kanaldan ve kişiye gittiğini, görev atamalarının ve aşama geçişlerinin çalıştığını kontrol edin. Her şey yolunda ise Kaydet deyin ve otomasyonu aktifleştirin. İsterseniz mevcut aşamadaki tüm leadlere geriye dönük olarak da uygulayabilirsiniz.

E-Ticaret için Hazır Otomasyon Senaryoları

Senaryo 1: Yeni Lead Karşılama

Tetikleyici: Herhangi bir kanaldan yeni lead oluştu
Eylem: 2 dakika içinde WhatsApp mesajı gönder — “Merhaba, mesajınız için teşekkürler! En kısa sürede size dönüş yapacağız. Ortalama yanıt süremiz 15 dakikadır.”
Faydası: Müşteri boşlukta beklemez, işletmenizin aktif olduğunu görür.

Senaryo 2: Teklif Takibi

Tetikleyici: Lead “Teklif Gönderildi” aşamasına geçeli 48 saat oldu, hâlâ yanıt yok
Eylem: Otomatik takip mesajı gönder — “Merhaba, gönderdiğimiz teklif hakkında aklınızda soru işareti olan bir şey var mı? Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.”
Faydası: Takip etmeyi unutan temsilcilerin neden olduğu satış kayıpları önlenir.

Senaryo 3: Ödeme Sonrası Müşteri Deneyimi

Tetikleyici: Lead “Tamamlandı” aşamasına taşındı
Eylem 1: Teşekkür mesajı gönder
Eylem 2: 3 gün sonra memnuniyet sorusu gönder — “Ürününüz elinize geçti mi? Deneyiminiz nasıldı?”
Eylem 3: 7 gün sonra yorum talebi gönder
Faydası: Satış sonrası iletişim otomasyona bağlanır, yorum sayısı artar.

Gerçek Dünya Senaryosu — E-Ticaret: Bir ev tekstili markası her ay yüzlerce sipariş alıyordu. Müşteri memnuniyeti sorusu sormak için zaman bulamıyorlardı. Kommo’da “Tamamlandı” aşamasına geçen her lead için 3 günlük otomatik memnuniyet sorusu ve 7 günlük yorum talebi kuruldu. İlk 3 ayda Google yorumları ve sosyal medya takdir mesajlarında belirgin artış yaşandı.

B2B için Hazır Otomasyon Senaryoları

Senaryo 1: Keşif Görüşmesi Hatırlatması

Tetikleyici: Lead “Nitelikli Lead” aşamasına geçti
Eylem 1: Sorumlu temsilciye görev ata — “48 saat içinde keşif görüşmesi planla”
Eylem 2: 72 saat sonra görev hâlâ tamamlanmadıysa yöneticiye bildirim gönder
Faydası: Nitelikli lead’ler takipsiz kalmaz, yönetici müdahalesine gerek duyulmadan ekip hesap verebilir hale gelir.

Senaryo 2: Uzun Süre Hareketsiz Kalan Lead Uyarısı

Tetikleyici: Bir lead aynı aşamada 10 günden fazla kaldı
Eylem: Sorumlu temsilciye hatırlatma görevi oluştur — “Bu lead 10 gündür aynı aşamada, güncelleme yap veya kapat”
Faydası: Pipeline “hayalet lead”lerle dolmaz, raporlar gerçekçi kalır.

Senaryo 3: Müzakere Aşaması Desteği

Tetikleyici: Lead “Müzakere” aşamasına geçti
Eylem 1: Temsilciye görev ata — “Karar verici ile toplantı planla”
Eylem 2: İç Slack kanalına bildirim gönder (webhook ile)
Eylem 3: 5 gün sonra hâlâ aşama değişmediyse yönetici devreye girsin bildirimi
Faydası: Kritik aşamadaki lead’ler izlenir ve gerektiğinde üst kademe zamanında devreye girer.

Gerçek Dünya Senaryosu — B2B: Bir yazılım şirketinin satış ekibi ay sonlarında yoğunluktan dolayı pipeline’daki eski lead’leri kontrol edemiyordu. Kommo’da 10 gün hareketsiz kalan leadler için otomatik temsilci hatırlatması, 15 gün için yönetici bildirimi kuruldu. Bir ay içinde pipeline’daki “ölü lead” oranı dramatik biçimde düştü ve dönüşüm raporları gerçekçi hale geldi.

SalesBot Nasıl Kurulur?

SalesBot, Kommo’nun görsel bot akışı oluşturucusudur. Sürükle-bırak arayüzüyle konuşma akışları tasarlayabilirsiniz.

Temel SalesBot Akışı

Basit bir karşılama botu şu şekilde kurulabilir:

• Başlangıç: Yeni mesaj alındı
• Adım 1: “Merhaba! Size nasıl yardımcı olabiliriz? Seçeneğinizi belirtiniz: 1) Ürün bilgisi, 2) Fiyat teklifi, 3) Sipariş durumu”
• Koşul: Müşteri 1 yazarsa → Ürün bilgisi şablonunu gönder → Temsilciye bağla
• Koşul: Müşteri 2 yazarsa → “Lütfen ürün adı ve adetini belirtin” → Lead oluştur, aşamaya taşı
• Koşul: Müşteri 3 yazarsa → Sipariş no sor → Durumu kontrol et

SalesBot çalışma saatleri dışında özellikle değerlidir. Gece gelen müşteri sorularını yanıtsız bırakmak yerine bota yönlendirmek, müşteri kaybını önemli ölçüde azaltır.

Otomasyon Kurulumunda Yapılan Yaygın Hatalar

Hata 1: Çok Fazla Otomasyon Aynı Anda Kurmak

Başlangıçta 10-15 otomasyon kurmak ve hepsinin birbirini nasıl etkilediğini bilmemek kaosa neden olur. Önce en kritik 2-3 senaryoyu kurun, test edin, oturtun. Sonra genişletin.

Hata 2: Otomasyonları Test Etmeden Yayına Almak

Canlı müşteri leadleri üzerinde test yapmak yerine önce test hesabı veya dahili lead üzerinde çalıştırın. Yanlış zamanda giden bir mesaj müşteriyi kaçırabilir.

Hata 3: Otomasyon Günlüğünü Takip Etmemek

Kommo’da her otomasyonun çalışma geçmişi görülebilir. Hangi lead için hangi otomasyonun tetiklendiğini, hangi eylemin gerçekleştiğini düzenli olarak kontrol edin. Aksi halde hatalı çalışan otomasyonlar uzun süre fark edilmeyebilir.

Otomasyon Bir Lüks Değil, Ölçeklenmenin Koşuludur

Kommo otomasyonu doğru kurulduğunda satış ekibiniz büyümeden operasyonunuz büyür. Aynı kadroyla daha fazla lead yönetilir, daha az fırsat kaçırılır ve müşteri deneyimi tutarlı hale gelir. Ancak otomasyon kurulumu hem pipeline’ın hem de iş süreçlerinin iyi anlaşılmasını gerektirir. Yanlış kurulmuş otomasyon bazen manuel çalışmaktan daha büyük sorunlar yaratabilir.

İşletmenize özel otomasyon kurulumu için aşağıdaki bölümden bize ulaşabilirsiniz.